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# Jadey für die öffentliche Verwaltung
> For Governments

**Mehr Handlungsfähigkeit für den Staat.**

Öffentliche Aufgaben brauchen eine Verwaltung, die ihre Leistungen verlässlich erbringt und auf neue Anforderungen reagieren kann. Jadey organisiert und erbringt vereinbarte Verwaltungsleistungen über Zuständigkeiten und Fachverfahren hinweg. Menschen und Service Agenten arbeiten dafür in einer gemeinsamen Serviceorganisation zusammen.

Service Agenten führen Vorgänge einschließlich Koordination, Prüfung und Nacharbeit zum Ergebnis. Innerhalb klarer Mandate können sie auch die laufende Arbeit eines vereinbarten Leistungsbereichs führen und dessen Leistungserbringung kontinuierlich verbessern. Die Behörde bestimmt Ziele, Befugnisse und vorbehaltene Entscheidungen. Hoheitliche Verantwortung bleibt bei den zuständigen Menschen und Institutionen.

Beginnen Sie mit einer klar abgegrenzten Leistung, beispielsweise der Vorbereitung kommunaler Beschaffungsvorgänge. Beurteilen Sie Ergebnisqualität, Durchlaufzeit und vollständigen Aufwand. Auf dieser Grundlage lässt sich die Serviceorganisation schrittweise erweitern.

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## Vom öffentlichen Auftrag zur tatsächlich erbrachten Leistung {#public-service-delivery}
> Auftrag und Ergebnis

Zwischen einem öffentlichen Auftrag und seinem Ergebnis liegen viele Beiträge und Entscheidungen. Fachbereiche benötigen Informationen voneinander. Unterlagen müssen geprüft, Zuständigkeiten geklärt und Freigaben eingeholt werden. Vorgänge bleiben über Rückfragen, Übergaben und Wartezeiten hinweg offen.

Die Verwaltungsleitung sieht diese Arbeit häufig durch verdichtete Berichte. Die Beteiligten verfügen über unterschiedliche Informationen und richten ihre Arbeit an ihren jeweiligen Aufgaben und Prioritäten aus. Was innerhalb einer Zuständigkeit abgeschlossen erscheint, kann für die Gesamtleistung noch unvollständig sein.

Hier zeigt sich das Principal-Agent-Problem: Ziele und Verantwortung werden übertragen, während Wissen und Handlungsmöglichkeiten verteilt bleiben. Informationslücken und unterschiedliche Prioritäten können die Verbindung zwischen Auftrag und Ergebnis schwächen. Die fortlaufende Abstimmung bindet zusätzliche Kapazität.

Jadeys service-orientiertes Operating Model ordnet die Zusammenarbeit entlang benötigter Ergebnisse. Für einen vereinbarten Auftrag trägt ein Service Agent die operative Ergebnisverantwortung. Er organisiert die Beiträge, prüft ihre Verwendbarkeit und verfolgt offene Verpflichtungen. Auch bei weiterer Delegation bleibt er für die Prüfung und Zusammenführung der Beiträge zu seinem eigenen Ergebnis verantwortlich.

So wird bestimmbar, welche Leistung geschuldet ist, wer sie führt und was für ihren Abschluss noch fehlt.

## Leistungsbereiche führen und kontinuierlich verbessern {#service-area-management}
> Leistungsbereiche führen

Aus der Führung einzelner Vorgänge kann die operative Führung eines vereinbarten Leistungsbereichs entstehen. Ein dafür mandatierter Service Agent führt Aufträge, Fristen, verfügbare Kapazitäten und offene Entscheidungen zusammen. Er priorisiert die Arbeit nach den vorgegebenen Zielen, beauftragt benötigte Services und prüft ihre Ergebnisse. Bei Abweichungen veranlasst er Nacharbeit oder bereitet eine Entscheidung der zuständigen Stelle vor.

Für die Verwaltungsleitung wird damit erkennbar, welche Verpflichtungen bestehen, wo Beiträge fehlen und welche Entscheidungen die weitere Leistung ermöglichen. Der Umfang dieser Führung richtet sich nach den eingerichteten Fähigkeiten, Systemzugängen und Befugnissen. Menschen übernehmen die ausdrücklich zugeordneten fachlichen Beiträge und Entscheidungen.

Kontinuierliche Verbesserung wird als eigene Leistung im laufenden Betrieb organisiert. Zuständige Service Agenten untersuchen wiederkehrende Verzögerungen, Rückfragen und Nacharbeit. Sie entwickeln Verbesserungen, setzen erlaubte Änderungen um und prüfen deren Wirkung anhand vergleichbarer Fälle. Ziele, Auswertungstakte und Änderungsrechte werden bei der Einrichtung festgelegt.

In der Beschaffungsvorbereitung könnte sich beispielsweise zeigen, dass technische Anforderungen regelmäßig erst nach einer Budgetklärung eingeholt werden. Die Beteiligten können die Reihenfolge der Beiträge anpassen und anschließend prüfen, ob dadurch weniger Nacharbeit entsteht. So verbindet die Serviceorganisation die tägliche Ausführung mit ihrer Weiterentwicklung.

## Governance in der Leistungserbringung verankern {#service-governance}
> Governance im Betrieb

Eigenständige Bearbeitung braucht einen klaren Auftrag. Die Verwaltung legt fest, welches Ergebnis ein Service schuldet, welche Informationen er verwenden darf und welche Handlungen und Entscheidungen zu seinem Mandat gehören.

Die Serviceorganisation verbindet die fachliche Arbeit mit den erforderlichen Prüfungen, Freigaben und Eskalationen. Für jeden eingerichteten Leistungsbereich werden fünf Zusammenhänge festgelegt:

- **Mandat und Grenzen.** Zweck, Ergebnis, zugelassene Quellen und Handlungsspielraum bilden den Rahmen der Ausführung.
- **Entscheidungsrechte.** Eigenständige Entscheidungen der Service Agenten und vorbehaltene Entscheidungen zuständiger Stellen sind ausdrücklich zugeordnet.
- **Prüfung und Nachvollziehbarkeit.** Ergebnisse werden anhand vereinbarter Kriterien beurteilt. Fachliche Beiträge, Entscheidungsgrundlagen und offene Fragen werden dem Vorgang zugeordnet.
- **Eingriff und Eskalation.** Zuständige Personen erhalten die Informationen und Befugnisse, um zu korrigieren, zu unterbrechen und über Ausnahmen zu entscheiden. Abweichungen erhalten einen verantworteten Klärungsweg.
- **Verantwortete Weiterentwicklung.** Änderungen an Leistungen, Befugnissen und Prüfregeln folgen festgelegten Entscheidungsrechten. Ihre Auswirkungen werden überprüft.

Prüfungen können als eigene Services organisiert werden. Welche menschlichen, agentischen oder technischen Beiträge dafür geeignet sind, richtet sich nach dem Gegenstand und den möglichen Fehlerfolgen. Die Verantwortung für die verwendbare Gesamtleistung bleibt beim beauftragenden Service Agenten.

Damit wird Governance Teil der täglichen Arbeit: eine fehlende Freigabe erkennen, eine widersprüchliche Auskunft klären, einen Entscheidungsbedarf aufbereiten oder eine Änderung erneut beurteilen.

## Ein Beschaffungsvorgang mit klarer Ergebnisverantwortung {#procurement-case}
> Beschaffungsbeispiel

*Das folgende fiktive Beispielszenario beschreibt die Vorbereitung einer kommunalen Beschaffung. Die eingerichteten Services und Anbindungen sind Annahmen des Szenarios.*

Eine Kommune benötigt zusätzliche IT-Arbeitsplätze für einen Bürgerservice. Das Fachamt kennt den Bedarf und den gewünschten Einsatztermin. Die IT beurteilt technische Anforderungen und Betrieb. Die Budgetverantwortlichen klären den finanziellen Rahmen. Die zuständige Beschaffungsstelle benötigt die Beiträge für die weitere Entscheidung.

Der Auftrag an den Service Agenten lautet: Führe die erforderlichen Angaben und Fachbeiträge zu einer abgestimmten, prüffähigen Beschaffungsvorlage zusammen, die von der zuständigen empfangenden Stelle als Entscheidungsgrundlage akzeptiert wird.

### Den Bedarf und die benötigten Beiträge klären {#requirements-and-contributions}

Der Agent nimmt den Bedarf auf und prüft, welche Angaben bereits vorliegen. Er klärt die vorgesehene Nutzung, den Umfang und den gewünschten Termin. Anschließend organisiert er die vereinbarten Fachbeiträge.

| Beteiligte Stelle | Benötigter Beitrag zur Vorlage |
| --- | --- |
| Fachamt | Begründeter Bedarf, vorgesehene Nutzung, Umfang und gewünschter Einsatztermin |
| IT | Technische Anforderungen, Einbindung in die bestehende Umgebung und Voraussetzungen für den Betrieb |
| Budgetverantwortliche | Beurteilung des finanziellen Rahmens und die für diesen Schritt vorgesehenen Freigaben |
| Beschaffungsstelle | Vorgaben zur Vollständigkeit und Prüffähigkeit der Unterlagen sowie zum weiteren Verfahren |

Die Beteiligten erhalten Anfragen mit einem klaren Gegenstand, dem benötigten Ergebnis und dem vorgesehenen Termin. Der Agent verfolgt ausstehende Antworten und führt die Beiträge im gemeinsamen Vorgang zusammen.

### Widersprüche bearbeiten und Entscheidungen vorbereiten {#conflicts-and-decisions}

Im Beispiel benötigt das Fachamt die Arbeitsplätze früher, als die IT ihre Einbindung nach bisheriger Planung ermöglichen kann. Der Agent macht den Konflikt sichtbar, lässt mögliche Alternativen beurteilen und führt die Folgen für Termin, Aufwand und Betrieb zusammen.

Innerhalb seines Mandats kann er Rückfragen organisieren und die Vorlage nacharbeiten. Erfordert eine Alternative eine zusätzliche Budgetfreigabe oder eine geänderte Priorität, bereitet er die Entscheidung für die zuständige Stelle vor. Diese erhält die verfügbaren Grundlagen, die offenen Punkte und die Auswirkungen der Optionen.

Fehlende Freigaben werden als offener Entscheidungsbedarf geführt. Der Agent hält nach, welche Klärung erforderlich ist, und setzt die Bearbeitung auf Grundlage der tatsächlich getroffenen Entscheidung fort.

### Die vereinbarte Leistung geprüft übergeben {#verified-handover}

Vor der Übergabe prüft der Agent, ob Bedarf, technische Anforderungen, finanzieller Rahmen und Terminplanung zusammenpassen. Die vorgesehenen fachlichen Prüfungen und Nachweise werden mit der Vorlage verbunden. Verbleibende Unsicherheiten bleiben erkennbar.

Die zuständige empfangende Stelle beurteilt die Vorlage nach den vereinbarten Abschlusskriterien. Erforderliche Nacharbeit führt der verantwortliche Service Agent. Mit der bestätigten Annahme der entscheidungsreifen Vorlage ist die hier beschriebene Leistung abgeschlossen.

Die Beschaffungsentscheidung verbleibt bei der dafür vorgesehenen Stelle. Eine anschließende Ausführung erhält einen eigenen Auftrag mit passenden Befugnissen und Ergebnisgrenzen.

## Souveränität im konkreten Betrieb gestalten {#operational-sovereignty}
> Souveränität im Betrieb

Eine Verwaltung muss bestimmen können, wie Daten, Modelle und Systeme für ihre Leistungen eingesetzt werden. Der Betriebsrahmen legt deshalb fest, welche Informationen ein Service nutzen darf, welche Modelle zugelassen sind und wer Zugriffs-, Administrations- und Änderungsrechte erhält.

Jadeys Leitlinie lautet **„Sovereignty by Default. Frontier by Choice.“** Die Modellauswahl beginnt bei europäischen oder im kontrollierten Betriebsrahmen betriebenen Open-Weights-Modellen. Ihre Eignung für die jeweilige Leistung muss nachgewiesen werden. Weitere Modellpfade werden bewusst anhand der benötigten Fähigkeiten, der Daten und der geltenden Vorgaben beurteilt und freigegeben.

Vorhandene Fachverfahren und Dokumentenablagen können Beiträge zur Serviceorganisation liefern. Die dafür benötigten Anbindungen und Berechtigungen werden für den jeweiligen Einsatz eingerichtet und geprüft. Führende Datenbestände und Zuständigkeiten werden ausdrücklich zugeordnet.

Zur Gestaltung gehören auch tragfähige Wechselmöglichkeiten: Welche Servicebeschreibungen, Arbeitsergebnisse und Daten müssen bei einem Wechsel von Modellen oder Betriebspartnern verfügbar bleiben? Welche Abhängigkeiten bestehen, und wie wird die Fortführung der Leistung gesichert?

Die Eignung des konkreten Betriebsmodells wird anhand der vorgesehenen Verwaltungsleistung und ihres Schutzbedarfs beurteilt. Fachbereich, IT und die zuständigen Kontrollfunktionen bringen ihre Anforderungen in die Einführung ein.

## Wirkung an der Verwaltungsleistung messen {#service-outcomes}
> Wirkung beurteilen

Der Nutzen zeigt sich daran, ob eine Leistung in der benötigten Qualität, rechtzeitig und mit vertretbarem Aufwand erbracht wird. Im Beschaffungsbeispiel zählt die tatsächlich akzeptierte, entscheidungsreife Vorlage als Ergebnis.

Atlas macht im Szenario die dokumentierte Serviceorganisation und die verfügbaren Betriebsergebnisse zugänglich. Die Verwaltungsleitung kann Leistungen, Abhängigkeiten und offene Verpflichtungen aufeinander beziehen und Veränderungen anhand vereinbarter Kennzahlen beurteilen.

Für die Bewertung sind insbesondere diese Fragen relevant:

- Wie lange dauert es vom geklärten Auftrag bis zum angenommenen Ergebnis?
- Wie viele Vorgänge werden innerhalb der vereinbarten Fristen abgeschlossen?
- Wo entstehen Wartezeiten, wiederholte Rückfragen oder Nacharbeit?
- Wie hoch ist der menschliche Aufwand je akzeptierter Vorlage einschließlich Prüfung und Korrekturen?
- Welcher Gesamtaufwand fällt einschließlich Einführung, Betrieb, Modellnutzung und menschlicher Beiträge an?
- Verbessern sich Qualität, Durchlaufzeit und Aufwand nach einer gezielten Änderung bei vergleichbaren Fällen?

Vergleichbare Fälle vor und nach der Einführung bilden die Ausgangsbasis. Im weiteren Betrieb wird die Wirkung einzelner Verbesserungen gesondert beurteilt. Frei gewordene Arbeitszeit kann für weitere Aufgaben genutzt werden. Eine Haushaltsentlastung wird anhand tatsächlich vermiedener Ausgaben beurteilt.

## Mit entscheidungsreifen Beschaffungsvorlagen beginnen {#getting-started}
> Ihr Einstieg

Als erster Einsatz bietet sich die Vorbereitung einer abgegrenzten Klasse kommunaler Beschaffungsvorgänge an. Vor Beginn werden die Fallklasse, benötigte Beiträge, zugängliche Informationen und Kriterien für eine akzeptierte Vorlage vereinbart. Die Verwaltungsleitung oder die zuständige budgetverantwortliche Stelle trägt den Auftrag; die Beschaffungsstelle und die beteiligten Fachbereiche bestimmen die fachlichen Anforderungen. Die konkrete Zuordnung wird mit der Verwaltung festgelegt.

Jadey Steward untersucht die tatsächliche Zusammenarbeit im vereinbarten Bereich. Er bezieht die Mitarbeitenden ein, gleicht ihre Perspektiven mit verfügbaren Dokumenten und Systeminformationen ab und prüft Ursachen von Verzögerungen oder Verantwortungsbrüchen. Gemeinsam mit den Beteiligten entwickelt er ein begründetes Bild der künftigen Serviceorganisation. Die zuständigen Verantwortlichen entscheiden über die Umsetzung.

Der Einstieg folgt vier Schritten:

1. **Auftrag und Maßstab festlegen.** Fallklasse, erwartetes Ergebnis, zugängliche Informationen, Ausgangskennzahlen und Kostenrahmen vereinbaren.
2. **Zusammenarbeit verstehen und gestalten.** Abläufe und Ursachen prüfen; Services, menschliche Beiträge, Entscheidungsrechte und erforderliche Kontrollen ausarbeiten.
3. **Ausführung einrichten und erproben.** Fähigkeiten, Anbindungen und Berechtigungen bereitstellen. Geeignete Vorgänge einschließlich Rückfragen, Wartephasen und Ausnahmen bis zur akzeptierten Vorlage führen.
4. **Wirkung beurteilen und den weiteren Betrieb vereinbaren.** Tatsächliche Nutzung, Ergebnisqualität und vollständigen Aufwand auswerten. Zuständigkeiten für laufende Ausführung und Verbesserung festlegen und über den Ausbau entscheiden.

Das Engagement verbindet die Aufnahme der tatsächlichen Arbeit mit eingerichteter Ausführung und einem überprüfbaren Ergebnis. Bewährte Services können für weitere Fallklassen, Ämter oder Behörden angepasst werden. Zuständigkeiten, Datenzugriffe und Entscheidungsrechte werden für jeden Einsatz passend eingerichtet.

## Den nächsten Schritt für Ihre Verwaltung gestalten {#next-step}
> Ihr nächster Schritt

Besprechen Sie mit uns, welche Verwaltungsleistung Sie verlässlicher erbringen möchten und woran Sie den Erfolg beurteilen. Für die Beschaffungsvorbereitung lässt sich der erste Auftrag bis zur akzeptierten Entscheidungsvorlage klar abgrenzen.

Gemeinsam bestimmen wir den geeigneten Einstieg, die beteiligten Stellen und die Voraussetzungen für den Betrieb. So entsteht eine Grundlage für mehr Bearbeitungskapazität und die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Serviceorganisation.

[Einsatz in Ihrer Verwaltung besprechen](action:demo-booking)